締切からの逆算スケジューラ — 営業日で着手日を出す
計算ツール
締切日と各工程の所要営業日数を入れると、いつ着手すればよいかを逆算します。 土日と祝日を除いた営業日で計算します。入力内容はブラウザの中だけで処理され、送信されません。
なぜ暦日ではなく営業日で逆算するのか
「あと20日ある」と暦日で考えると、実際に作業できる日を大きく見誤ります。 20暦日のうち土日は約6日、そこに祝日が重なればさらに減り、実働は12〜13日程度にしかなりません。
とくに危ないのが、大型連休をまたぐ期間です。ゴールデンウィークや年末年始をはさむと、 暦日と営業日の差は10日以上開くことがあります。暦日で立てた計画は、この時期に必ず破綻します。
本ツールは内閣府が公表した祝日データを使って営業日を判定します。 振替休日や国民の休日も含まれるため、連休の取りこぼしがありません。
予備日を最初から確保する
逆算スケジュールが失敗する典型は、締切ぎりぎりまで工程を詰めてしまうことです。 どこか1工程が1日遅れただけで、全体が締切を超えます。
本ツールは「予備日」を締切の直前に確保し、その手前から工程を積み上げます。 予備日を2〜3営業日とっておくと、1工程の遅れを吸収できます。
着手日が過去になったら
逆算の結果、着手日が今日より前になることがあります。この場合は そのままでは締切に間に合いません。本ツールは警告を表示します。
対処は3つのいずれかです。
- 工程を削る・短縮する … どの工程を削れるかを判断する
- 並行して進める … 直列前提をやめ、同時進行できる工程を分ける
- 締切を交渉する … 上の2つで足りないなら、早い段階で相談する
逆算の価値は、間に合わないことを早く知れる点にあります。 着手してから気づくより、着手前に分かるほうがはるかに選択肢が多く残ります。
直列前提であることにご注意ください
本ツールは、工程を上から順に、前の工程が終わってから次を始める前提で計算します。 並行して進められる工程がある場合、実際の所要期間はこれより短くなります。
並行工程を含む計画を立てたい場合は、直列になる部分（クリティカルパス）だけを入力して ください。それが全体の所要期間を決めるためです。
所要日数の見積り方
逆算スケジュールの精度は、各工程の所要日数をどう見積もるかで決まります。 見積りが甘いと、計算上は間に合っても実際には破綻します。
- 過去の実績を使う … 同種の作業にかかった日数が最も信頼できる根拠です
- 他人の待ち時間を忘れない … 確認・承認・返信を待つ時間は、 自分の作業時間とは別に計上します。ここを入れ忘れる失敗が多くあります
- 「1日」を安易に置かない … 実際には他の仕事と並行するため、 1日分の作業に2〜3営業日かかることが普通です
並行できる工程は分けて考えます
本ツールは直列（前の工程が終わってから次を始める）前提です。 実際には並行できる工程があります。
その場合はクリティカルパス——全体の所要期間を決める、 最も長い直列の連なり——だけを入力してください。
たとえば「原稿執筆」と「図版作成」を同時に進められるなら、 長いほうだけを入力します。両方を足すと、実際より長い期間が出てしまいます。
予備日をどれだけ取るか
| 状況 | 予備日の目安 |
|---|---|
| 慣れた作業・自分だけで完結 | 1〜2営業日 |
| 他者の確認が入る | 3〜5営業日 |
| 初めての作業・外部との調整あり | 全体の20%程度 |
予備日は締切の直前にまとめて確保するのが効果的です。 各工程に少しずつ分散させると、余裕があるぶんだけ作業が遅れ （パーキンソンの法則）、結局使い切ってしまうためです。
大型連休をまたぐときは要注意
ゴールデンウィーク・お盆・年末年始をまたぐ計画は、 暦日と営業日の差が10日以上開くことがあります。
さらに、この時期は相手も休んでいます。 確認や承認を待つ工程があると、連休明けまで進みません。 連休前に依頼を出しておく、といった前倒しが必要になります。
工程をどこで区切るか
逆算の精度は工程の分け方で決まります。細かすぎると管理できず、 粗すぎると遅れに気づけません。目安として、 「担当者が変わるところ」と「待ちが発生するところ」で区切ると過不足がありません。
たとえば案内状を発送する場合、次のように分けられます。
| 工程 | 区切る理由 |
|---|---|
| 原稿を書く | 自分の作業 |
| 関係者に確認してもらう | 待ちが発生する。自分では短縮できません |
| 修正して確定する | 自分の作業に戻る |
| 印刷を発注する | 担当が外部に移る。納期は先方の営業日で決まります |
| 宛名を用意して発送する | 自分の作業 |
この分け方をすると、自分では動かせない工程がどれかが一目で分かります。 遅れが出たときに削れるのは自分の作業だけなので、ここを把握しておくと判断が早くなります。
逆算が向かない計画もあります
逆算スケジュールは、やることが決まっていて、順序が固定されている作業に向いています。 逆に次のような場合は、逆算だけで管理しようとすると外れます。
- 工程そのものが途中で増える … 調査や検討を含む作業では、 やってみて初めて必要な工程が分かります。この場合は予備日を厚めにとります
- 相手の都合で日程が動く … 予約や面談を含む場合、 先方の空き状況が決まるまで逆算が確定しません
- 締切が複数ある … 中間の締切がある場合は、 区間ごとに分けて逆算してください
いずれの場合も、最初に逆算しておくこと自体には意味があります。 どれだけ余裕がないかを早い段階で把握できるためです。